Étude de cas : workflow sur-mesure avec intégration API Vtiger
Pomgoweb, agence de développement d’applications métiers sur mesure intervenant à Poitiers et dans toute la France métropolitaine, a été sollicitée par une structure médicale pour digitaliser son workflow d’intervention chirurgicale.
Contexte et besoins du client
Le client utilisait déjà Vtiger CRM Community Edition pour la gestion de sa patientèle, mais avait besoin d’une application métier spécifique pour gérer l’ensemble du processus médical de manière fluide et sécurisée.
Les objectifs principaux étaient de remplacer les formulaires papier par un formulaire médical en ligne sécurisé, d’automatiser la gestion documentaire (comptes-rendus, consentements signés, photos) et d’intégrer ces données au CRM Vtiger existant. En somme, il s’agissait de créer un workflow Vtiger personnalisé couvrant toutes les étapes de l’intervention, tout en garantissant la confidentialité des données de santé et en améliorant l’efficacité du personnel médical.
Solution technique développée
Pour répondre à ce besoin nous avons développé une application web sur mesure PWA (Progressive Web App) conçue spécifiquement pour le workflow du client. Cette solution, tournée vers le terrain, fonctionne sur smartphone, tablette et ordinateur et s’intègre étroitement avec Vtiger via son API. L’interface est professionnelle et simple d’utilisation, permettant au personnel médical de suivre pas à pas chaque étape du workflow. L’application disponible sur iOS et Android offre ainsi un environnement unifié pour préparer l’intervention, la réaliser, et assurer le suivi post-opératoire, avec synchronisation automatique des informations dans le CRM.
Bénéfices pour l’entreprise
La mise en place de l’outil a transformé le processus interne du client. Là où l’ancienne procédure s’appuyait sur des formulaires papier et des ressaisies manuelles dans le CRM, tout est désormais centralisé et automatisé. Les gains de temps se sont fait sentir dès les premières utilisations : le personnel médical complète le dossier numérique en quelques clics, et les informations sont instantanément disponibles dans Vtiger sans double-saisie. Les erreurs de transcription ou d’oubli de pièces jointes ont été quasiment éliminées grâce aux champs obligatoires et aux contrôles intégrés à chaque étape du formulaire.
La traçabilité accrue, apportée par l’historique détaillé et la conservation systématique des documents signés, renforce la qualité et la conformité du suivi médical. En cas de contrôle ou d’audit, le client dispose d’un dossier numérique complet pour chaque intervention (y compris les consentements signés électroniquement, ce qui est un atout en termes de responsabilité médicale) et de données hébergées sur un serveur ayant la certification HDS. L'hébergement des données de santé est rigoureusement encadré par l'Agence du numérique en santé.
De plus, le tableau de bord offre une visibilité immédiate sur l’état des demandes en cours et passées, permettant aux responsables médicaux d’identifier les tâches en attente et d’optimiser l’organisation des interventions. Le workflow digitalisé assure que chaque membre de l’équipe sait à quel moment intervenir, du secrétariat (préparation du dossier patient) jusqu’au chirurgien et à l’infirmier (soins post-op).
Enfin, l’adoption de cette application PWA a amélioré l’expérience utilisateur pour le personnel : l’interface étant disponible sur tablette, elle peut être amenée directement en salle de soin ou au bloc opératoire. Même en cas de réseau indisponible, le mode hors-ligne garantit la continuité du travail. Le client a ainsi renforcé son image de structure médicale moderne et innovante, capable d’assurer un service de qualité tout en s’appuyant sur des outils numériques à la pointe.
Un devis pour une application sur-mesure ? Parlons-en !
Fonctionnalités principales du système
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Saisie progressive multi-étapes : Le dossier médical du patient est complété en plusieurs phases (pré-opératoire, intervention, post-opératoire) via des formulaires sécurisés. Chaque étape de saisie est enregistrée en brouillon, permettant de reprendre le formulaire plus tard si nécessaire, sans perte de données.
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Signature électronique croisée : L’application gère la signature électronique des documents critiques par les deux parties (patient et médecin). Par exemple, le consentement éclairé est signé numériquement par le patient puis contresigné par le praticien directement sur la tablette. Ces signatures croisées garantissent l’authenticité et la conformité légale du processus, éliminant la paperasse tout en renforçant la traçabilité.
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Gestion des étapes et suivi du workflow : Un tableau de bord intuitif permet de suivre en temps réel l’avancement de chaque dossier patient. Du rendez-vous initial jusqu’au suivi post-opératoire, chaque étape est clairement identifiée et horodatée. Les utilisateurs disposent de rappels et de statuts pour s’assurer qu’aucune étape n’est oubliée (par exemple : préparation pré-op, validation du protocole, réalisation de l’acte, contrôle post-op, etc.).
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Ajout de photos et médias : Durant l’intervention et le suivi, le personnel peut ajouter des photos ou documents (par exemple, une photo de la zone opérée avant/après). L’application permet la prise de photo via la tablette, leur compression côté navigateur pour un envoi optimisé, puis leur stockage local sécurisé temporaire (cache PWA) en cas de connexion internet faible. Les médias sont ensuite transmis et sauvegardés dans la base de données et également synchronisés dans Vtiger en tant que Documents liés au profil du patient.
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Génération automatique de PDF : A chaque étape clé, l’application génère des documents PDF (compte-rendu opératoire, fiches de consentement signées, ordonnances post-opératoires, etc.) de manière automatique grâce à la bibliothèque DOMPDF. Ces PDF reprennent les données saisies et les signatures, dans un format mise en page professionnel. Ils sont instantanément archivés dans Vtiger (module Documents) et consultables par le personnel autorisé.
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Synchronisation avec Vtiger CRM : L’intégration à Vtiger via API garantit une mise à jour instantanée des champs du dossier patient dans le CRM (ex : statut de l’intervention, date de l’opération, notes importantes). L’application effectue un lookup du contact dans Vtiger pour associer chaque formulaire au bon patient existant, évitant toute double-saisie. Les documents PDF générés et les photos sont automatiquement rattachés au contact dans Vtiger, centralisant toute la documentation médicale au même endroit que le reste de la relation patient.
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Interface PWA et mode hors-ligne : "Jour J" est une Progressive Web App, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent l’installer sur leur appareil mobile ou tablette, et qu’elle fonctionne même avec une connectivité limitée. Le cache PWA permet de continuer à consulter les données récemment utilisées et de remplir des formulaires en mode hors-ligne. Dès qu’une connexion internet est rétablie, la synchronisation avec le serveur et Vtiger se fait automatiquement, sans intervention manuelle
Allez plus loin avec une API Vtiger
- Analyse des besoins métiers et cadrage fonctionnel sur mesure (workflow médical, juridique, RH, industriel…)
- Conception d’interfaces métier personnalisées connectées à Vtiger (formulaires avancés, dashboards, etc.)
- Développement d’applications PHP indépendantes mais synchronisées avec Vtiger via API REST
- Intégration complète avec Vtiger CRM Community : création/modification de Contacts, Tickets, Documents, etc.
- Développement de formulaires multi-étapes avec validation, brouillons, reprise de session, notifications
- Gestion de signatures électroniques croisées (représentants, patients, intervenants…)
- Génération automatique de PDF depuis les données métiers (rapports, comptes-rendus, diplômes, consentements…)
- Envoi automatisé des PDF dans Vtiger (module Documents), avec lien aux entités concernées
- Stockage sécurisé des médias, photos, pièces justificatives liés à chaque session ou formulaire
- Développement de Progressive Web App (PWA) : mode hors-ligne, installation sur tablette/smartphone, cache local
- Implémentation de tableaux de bord interactifs (interventions en cours, historique, sessions planifiées…)
- Système de permissions avancées selon rôle utilisateur (accès restreint, superadmin, praticiens, etc.)
- Historique horodaté des actions utilisateurs : traçabilité complète (création, modification, validation, suppression)
- Mécanismes de purge automatique des brouillons expirés, nettoyage des sessions obsolètes
- Intégration de flux photos compressées côté navigateur pour éviter surcharge réseau lors des uploads
- Mise à jour automatique des champs personnalisés Vtiger en fonction de l’avancée du workflow (ex : statut médical)
- Connexion Vtiger Keepalive : anti-expiration de session pendant les workflows longs
- Fonction de recherche patients avancée par nom, code interne, ticket en cours, avec filtres croisés
- Maintenance & support applicatif : évolutions, correctifs, accompagnement post-livraison pour application connectée à Vtiger